Monessa pk-yrityksessä on juuri nyt samanlainen tilannekuva: vastuullisuudesta pitäisi pystyä kertomaan enemmän, mutta kokonaisuus tuntuu vielä hajanaiselta. Dataa on eri puolilla organisaatiota, tavoitteet eivät ole täysin kirkkaat, ja vastuullisuusraportointi näyttäytyy helposti isona projektina, joka pitäisi joskus aloittaa – mutta ei nyt.
Usein ajatellaan, että raportointi tulee ajankohtaiseksi vasta sitten, kun tekeminen on valmista ja kaikki on kunnossa. Käytännössä tilanne on kuitenkin päinvastainen. Raportointi on yksi tehokkaimmista tavoista jäsentää tekemistä silloin, kun asiat ovat vielä kesken.
Miksi raportointi on ajankohtaista nyt?
Vaikka VSME on pk-yrityksille tarkoitettu vapaaehtoinen viitekehys, sen taustalla olevat odotukset eivät ole. Yhä useampi pk-yritys kohtaa tilanteen, jossa vastuullisuustietoa kysytään osana myyntitilannetta, tarjoustyötä tai hankintaprosessia. Suuryritykset keräävät tietoa omiin raportteihinsa ja siirtävät vaatimuksia toimitusketjuun. Samalla rahoittajat ja yhteistyökumppanit odottavat läpinäkyvyyttä, joka vielä muutama vuosi sitten ei ollut arkipäivää.
Tämä näkyy hyvin konkreettisesti. Yrityksiltä kysytään päästöjä, tavoitteita, toimintatapoja ja riskejä. Jos vastauksia ei ole valmiina, ne joudutaan kokoamaan kiireessä – tai pahimmillaan jäädään pois keskusteluista kokonaan. Samalla vastuullisuustieto on siirtynyt yhä enemmän johdon työkaluksi. Kun tekemistä jäsennetään systemaattisesti, se auttaa kirkastamaan suuntaa, priorisoimaan ja seuraamaan etenemistä.
Hyvä vertaus on talousraportointi. Harva jättäisi tilinpäätöksen tekemättä, vaikka sitä ei vaadittaisi laissa. Vastuullisuusraportointi toimii pitkälti samalla logiikalla.
Mitä VSME-raportointi käytännössä on?
VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs) on talousraportointia kehittävän Efragin kehittämä ja EU:n suosittelema kestävyysraportoinnin viitekehys pk-yrityksille, jotka eivät kuulu isojen yritysten CSRD-raportoinnin piiriin. Sen tarkoitus on tarjota riittävän kevyt mutta uskottava tapa raportoida vastuullisuudesta niin, että tieto on myös vertailukelpoista.
Käytännössä VSME antaa rakenteen sille, mitä asioita yrityksen kannattaa kuvata: millaisia vaikutuksia toiminnalla on, mitä tavoitteita on asetettu ja mitä konkreettisesti tehdään. Viitekehys jakautuu kahteen osaan, moduuliin. Perusmoduuli kattaa kaikille olennaiset asiat, ja laajempi moduuli tuo mukaan syvyyttä niihin teemoihin, joista sidosryhmät yleensä kysyvät tarkemmin.
Oleellista ei kuitenkaan ole viitekehyksen aivan täydellinen hallinta alusta alkaen, vaan ymmärrys siitä, miten sitä sovelletaan omaan liiketoimintaan.
Miten vastuullisuusraportointi tehdään käytännössä?
Ensimmäinen raportti kannattaa rakentaa yksinkertaisesti. Työ ei ala raportin kirjoittamisesta, vaan nykytilan ymmärtämisestä. Keskeinen lähtökohta on tunnistaa, mitkä vastuullisuusteemat ovat yritykselle oikeasti olennaisia. Tämä ohjaa myös raportointityötä.
Kun olennaisuudet on tunnistettu, seuraava askel on kirkastaa, mitä raportilla halutaan saavuttaa ja kenelle sitä tehdään. Raportti voi palvella eri tarkoituksia – myyntiä, rahoittajaviestintää tai työnantajamielikuvaa – ja tämä vaikuttaa siihen, miten sisältö rakennetaan.
Varsinainen raportti syntyy kuvaamalla kolme asiaa: mitä tehdään, mitä tavoitteita on asetettu ja miten niitä voidaan mitata. Kaikkea ei tarvitse tietää heti. Jos dataa ei ole saatavilla, se voidaan kertoa avoimesti ja samalla kuvata, miten ja millä aikataululla siihen tartutaan.
Käytännössä prosessi etenee vaiheittain. Ensin hahmotetaan raportoitava tietokokonaisuus hyödyntäen VSME-viitekehystä ja yrityksen raportoinnin lähtökohtaa, sitten kerätään tietoa, luodaan teksti- ja kuvasisältö ja lopuksi muotoillaan kokonaisuus julkaistavaan muotoon.
Millainen raportti kannattaa tehdä?
Kaikkien ei kannata tehdä samanlaista raporttia, eikä täydellisyyttä kannata tavoitella ensimmäisellä kierroksella.
Osa yrityksistä lähtee liikkeelle kevyestä raportista, jossa täytetään perusmoduulin vaatimukset ja harjoitellaan raportointia. Tämä on usein hyvä tapa aloittaa, erityisesti jos dataa on vielä rajallisesti tai olet hyvin pieni yritys.
Monelle sopivin taso on kuitenkin hieman laajempi kokonaisuus, jossa mukana on kaikki VSME:n vaatima keskeinen tieto ja raportti vastaa jo sidosryhmien kysymyksiin ilman lisäselvityksiä.
Pisimmälle vietynä raportista tulee osa liiketoimintaa. Siinä näkyy strategia, johdon näkökulma ja konkreettiset esimerkit kestävää kehitystä edistävästä työstä, ja sitä hyödynnetään aktiivisesti myynnissä ja viestinnässä.
Oleellista on valita taso, joka palvelee omaa tilannetta – ei yrittää tehdä kaikkea kerralla.
Mitä hyötyä VSME-raportoinnista on?
Kun raportointi tehdään oikein, sen hyödyt näkyvät nopeasti arjessa. Myynti helpottuu, kun asiakkaiden kysymyksiin voidaan vastata suoraan ilman erillistä selvitystyötä. Yritys pysyy mukana toimitusketjuissa, joissa vastuullisuustieto on jo oletusarvo.
Johtamisen näkökulmasta raportointi tuo selkeyttä. Tavoitteet, mittarit ja tekeminen kytkeytyvät yhteen tavalla, joka tekee vastuullisuudesta konkreettista. Samalla raportti toimii viestinnän työkaluna. Sama sisältö palvelee useita kohderyhmiä: omaa henkilöstöä, asiakkaita, työnhakijoita ja rahoittajia. Hyvä raportti innostaa ihmisiä seuraamaan ja olemaan mukana vastuullisuustyössä!
Tärkeimmät opit ensimmäisestä VSME-raportointikierroksesta
Tässä Foamitin vastuullisuusjohtaja Tiina Partasen tärkeimmät opit ensimmäisestä VSME-muotoisesta raportointikierroksesta. Katso koko VSME-raportointiwebinaari!
Yksi keskeinen oppi on se, että raportointi ei ole yhden ihmisen projekti. Työ etenee huomattavasti sujuvammin, kun mukaan kootaan projektitiimi, jaetaan vastuut ja johtoryhmä otetaan mukaan jo alkuvaiheessa. Näin raportointi kytkeytyy luontevasti osaksi liiketoimintaa ja sille on alusta lähtien oikeanlainen mandaatti.
Toinen tärkeä havainto liittyy ajankäyttöön. Suurin työ ei ole itse raportin kirjoittaminen, vaan datan kerääminen. Tieto on usein hajallaan organisaatiossa, ja ensimmäisellä kierroksella vastaan tulee väistämättä puutteita. Siksi kannattaa varata riittävästi aikaa, tunnistaa aukot ja rakentaa alusta alkaen selkeä tapa kerätä ja jäsentää dataa.
Hyvä käytäntö on aloittaa työ yhteisellä keskustelulla, jossa käydään läpi, mitä VSME tarkoittaa juuri meidän yritykselle. Tämä auttaa varmistamaan yhteisen ymmärryksen ja sujuvoittaa tekemistä merkittävästi.
Ja ehkä tärkein oivallus on tämä: raportointi ei ole koskaan täydellistä. Se kehittyy vuosi vuodelta. Ensimmäinen raportti toimii lähtötasona, jonka päälle rakennetaan systemaattisesti parempaa kokonaisuutta.
Haluatko tietää lisää? Ota meihin yhteyttä tai
Katso Betteran webinaari VSME-raportointi: kevyesti, mutta vaikuttavasti
Case: vastuullisuusraportointi
